Как создать общий файл Excel в Sharepoint?

Создание файла Excel в SharePoint может быть полезным способом гарантировать, что все члены вашей команды будут иметь доступ к одному и тому же документу, независимо от того, где они находятся. В этом руководстве показано, как создать общий файл Excel в SharePoint, а также о преимуществах использования этой системы. С помощью этого руководства вы сможете воспользоваться преимуществами совместного использования файла Excel в SharePoint и узнать, как это сделать.

Создание общего файла Excel в Sharepoint: Чтобы создать общий файл Excel в Sharepoint, выполните следующие действия:

Откройте Sharepoint в своем веб-браузере.
Выберите библиотеку, в которой вы хотите сохранить файл.
Нажмите кнопку «Загрузить», чтобы загрузить файл Excel.
Как только файл будет загружен, щелкните его, чтобы открыть.
Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Поделиться».
Введите имена людей, с которыми вы хотите поделиться файлом.
Выберите уровень доступа, который вы хотите им предоставить.
Нажмите «Поделиться», чтобы завершить.

Как создать общий файл Excel в Sharepoint

как установить Outlook в качестве почтового клиента Mac по умолчанию

Как создать общий файл Excel в SharePoint?

SharePoint — это мощный облачный инструмент для совместной работы, который позволяет организациям хранить, получать доступ и совместно работать над документами, электронными таблицами и другими цифровыми активами. Многие компании используют SharePoint для размещения своих данных и документов в облаке, и это отличный инструмент для обмена электронными таблицами Excel с коллегами и внешними партнерами.

Создать общий файл Excel в SharePoint легко и просто, для этого требуется всего несколько простых шагов. В этой статье мы подробно объясним, как это сделать.

Шаг 1. Загрузите файл Excel в SharePoint.

Первым шагом к созданию общего файла Excel в SharePoint является его загрузка на сайт SharePoint. Для этого вам необходимо войти в свою учетную запись SharePoint и перейти к библиотеке документов, в которой вы хотите сохранить файл. Когда вы окажетесь в библиотеке документов, нажмите кнопку «Загрузить» и выберите файл Excel на своем компьютере.

После загрузки файла вы можете дать ему имя и добавить любую дополнительную информацию о файле, которую хотите сохранить. Когда вы закончите, нажмите «Сохранить», и файл будет загружен на сайт SharePoint.

Шаг 2. Установите безопасность и разрешения

После загрузки файла в SharePoint следующим шагом будет установка безопасности и разрешений для файла. Это определит, кто сможет получить доступ к файлу и что они могут с ним делать. Чтобы установить безопасность и разрешения, нажмите кнопку «Настройки» в библиотеке документов и выберите «Разрешения».

Отсюда вы можете установить разрешения для файла. Например, вы можете сделать файл общедоступным, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог получить к нему доступ, или вы можете сделать его личным и ограничить доступ определенным людям. Вы также можете установить определенные уровни разрешений, например «Чтение» или «Редактирование», для разных пользователей или групп.

настроить брандмауэр Windows

Шаг 3. Поделитесь файлом Excel

После установки безопасности и разрешений следующим шагом будет предоставление общего доступа к файлу Excel. Для этого нажмите кнопку «Поделиться» в библиотеке документов и введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться файлом. Вы также можете добавить сообщение, объясняющее, почему вы делитесь файлом.

Когда вы закончите, нажмите «Отправить», и файл будет доступен указанным вами людям. Они получат электронное письмо со ссылкой на файл и смогут получить к нему доступ, используя свою учетную запись SharePoint.

Шаг 4. Установите уведомления о файлах

После того как файл Excel будет опубликован, следующим шагом будет установка уведомлений о файлах. Это позволит вам получать уведомления всякий раз, когда кто-то вносит изменения в файл. Чтобы настроить уведомления о файлах, нажмите кнопку «Настройки» в библиотеке документов и выберите «Оповещения».

Здесь вы можете выбрать, какие типы уведомлений вы хотите получать. Например, вы можете получать уведомления всякий раз, когда файл изменяется, когда кто-то комментирует файл или когда кто-то создает новую версию. После настройки уведомлений вы будете получать оповещения всякий раз, когда кто-то вносит изменения в файл.

Шаг 5. Совместная работа над файлом Excel

Последний шаг — совместная работа над файлом Excel. SharePoint упрощает совместную работу над файлами в режиме реального времени, и вы можете сделать это с помощью только что созданного файла Excel. Чтобы начать совместную работу, нажмите кнопку «Совместная работа» в библиотеке документов и выберите «Редактировать в браузере».

Файл Excel откроется в браузере, и вы и ваши коллеги сможете вносить изменения в файл в режиме реального времени. Вы также можете общаться друг с другом в окне чата, и все изменения будут сохранены автоматически.

Шаг 6. Загрузите файл Excel

Завершив совместную работу над файлом Excel, вы можете загрузить его на свой компьютер. Для этого нажмите кнопку «Загрузить» в библиотеке документов и выберите «Загрузить как Excel». Файл будет загружен на ваш компьютер, и вы сможете использовать его по своему усмотрению.

Шаг 7. Управление контролем версий

SharePoint также упрощает управление версиями файла Excel. Для этого нажмите кнопку «Настройки» в библиотеке документов и выберите «История версий». Откроется список всех версий файла, и вы сможете просмотреть изменения, внесенные в файл с течением времени.

При необходимости вы также можете восстановить предыдущую версию файла. Для этого выберите версию, которую хотите восстановить, нажмите «Восстановить», и версия будет восстановлена до предыдущего состояния.

Шаг 8. Удалите файл Excel

Завершив работу с файлом Excel, вы можете удалить его из SharePoint. Для этого нажмите кнопку «Настройки» в библиотеке документов и выберите «Удалить». Это приведет к безвозвратному удалению файла с сайта SharePoint, и он больше не будет доступен для просмотра или загрузки.

Шаг 9: Управление дисковым пространством

Завершив управление файлом Excel, вы можете управлять своим пространством для хранения, чтобы убедиться, что у вас достаточно места для всех ваших файлов. Для этого нажмите кнопку «Хранилище» в библиотеке документов и выберите «Управление хранилищем».

Отсюда вы можете просмотреть объем использованного вами места для хранения и объем оставшегося места для хранения. Вы также можете удалить файлы, которые вам больше не нужны, чтобы освободить место для хранения.

Шаг 10. Отслеживайте активность файлов

Наконец, вы можете отслеживать активность файлов, чтобы убедиться, что к вашим файлам обращаются и используются надлежащим образом. Для этого нажмите кнопку «Активность» в библиотеке документов и выберите «Мониторинг». Это покажет вам, кто и когда получил доступ к файлу, а также любые изменения, внесенные в файл.

тачпад приятель

Вы также можете настроить оповещения, которые будут получать уведомления всякий раз, когда кто-то получает доступ к файлу или вносит в него изменения. Это поможет вам отслеживать, кто имеет доступ к файлу и что они с ним делают.