Как совместно работать и обмениваться документами в Word в Windows

Когда дело доходит до совместной работы над документами, Microsoft Word по-прежнему остается золотым стандартом. Вот как можно делиться документами Word и работать над ними с другими людьми. Перво-наперво: прежде чем вы сможете начать совместную работу над документом, вам необходимо сохранить его в облачном хранилище, таком как OneDrive или SharePoint. Таким образом, каждый, кому нужно работать с документом, сможет получить к нему доступ со своих устройств. Как только документ будет сохранен в облаке, откройте его в Word и нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу. Откроется окно, в котором вы можете пригласить других для просмотра или редактирования документа. Если вы просто хотите, чтобы кто-то еще мог просмотреть документ, нажмите кнопку «Получить ссылку», а затем выберите, хотите ли вы создать ссылку, которую могут просматривать все или только люди с учетной записью Microsoft. Скопируйте ссылку и отправьте ее всем, кому необходимо просмотреть документ. Если вы хотите, чтобы кто-то другой редактировал документ, нажмите кнопку «Пригласить людей» и введите их адреса электронной почты. Вы также можете добавить сообщение, сообщающее им, что вы хотите, чтобы они сделали с документом. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Отправить», и они получат электронное письмо со ссылкой на документ. Вот и все! Всего несколькими щелчками мыши вы можете легко обмениваться документами со всеми, с кем вам нужно сотрудничать.

Microsoft Office улучшила свои функции совместной работы, чтобы несколько авторов могли работать над документом одновременно. Это позволяет пользователю поделиться файлом в OneDrive и увидеть, кто работает над ним, и даже получить ссылку для отправки другим пользователям для более легкого доступа к рассматриваемому документу.

Совместная работа является ключевым компонентом хорошего создания документов во многих рабочих средах. В отличие от большинства других функций в Microsoft Word , инструменты для совместной работы немного сложны в использовании. Однако эта замечательная функция позволяет пользователю видеть в режиме реального времени, какие изменения внес в документ другой человек.

Совместная работа и обмен документами в Microsoft Word

Давайте посмотрим, как вы можете сотрудничать, редактировать, совместно редактировать и обмениваться документами Microsoft Word.

1] Перед настройкой общего доступа к файлам убедитесь, что в вашей учетной записи OneDrive есть общая папка. С другой стороны, вы можете использовать ' Общественный », который существует для вас по умолчанию.

2] Если вам нужна собственная учетная запись, откройте Word и нажмите файл вариант. В меню «Файл» нужно нажать Сохранить как а потом Добавлять п кружево . «Добавить местоположение» предоставит вам варианты служб, которые вы, возможно, захотите использовать, например SharePoint или OneDrive.

3] Заполните экран входа в систему, который появляется для выбранного вами варианта. Когда вы закончите, новое местоположение появится в Word под опцией «Сохранить как». После сохранения вы можете поделиться файлом, нажав на файл вариант, а затем Делиться вариант, и вы выбираете вариант Поделитесь с людьми или я пригласить людей .

4] Чтобы пригласить и поделиться файлом, вам нужно будет ввести и добавить адреса электронной почты людей, которыми вы хотите поделиться, а затем отправить им ссылку на ваш файл. Это произойдет, когда вы нажмете на Делиться и выберите «Получить ссылку для общего доступа». После того, как вы ввели свои адреса электронной почты, вы можете выбрать, хотите ли вы, чтобы ваши коллеги редактировали файл или просто просматривали его.

5] Если вы выберете редактировать вариант, вы даете своим коллегам право редактировать ваш документ. Вы и люди, с которыми вы поделились файлом, можете вносить в него изменения. Однако в Смотреть вариант, другая сторона не может вносить какие-либо изменения, что делает ваш файл безопасным.

Во всплывающем окне будет указано, редактирует ли кто-то ваш документ, а в выделенной части будут показаны изменения, которые другие внесли в ваш файл.

Вы можете удалить людей, щелкнув правой кнопкой мыши имя пользователя и выбрав опцию «Удалить пользователя». Если вы позволите коллеге изменить файл, а затем передумаете, вы можете изменить разрешение для этого работника. Щелкните правой кнопкой мыши имя работника в списке и выберите «Изменить разрешение на просмотр». Вы также можете пойти другим путем, предоставив работнику право изменять файл после того, как он предоставил ему возможность просмотреть его.

Когда вы закончите публикацию, вы можете просто нажать «X» в правом верхнем углу экрана.

cutepdf windows 10

Источник : office.com .